Nytt i Shift Scheduler: E-postvarsler når vaktplanen har falt på plass

En vaktplan blir sjelden ferdig i én omgang. Noen får tildelt en vakt, et klokkeslett justeres, en merknad legges til – og av og til blir en tildeling gjort om igjen etter noen minutter.

Derfor har Shift Scheduler fått e-postvarsler som lar deg følge med uten at hvert eneste klikk blir til en ny melding i innboksen.

Velg hva du vil ha beskjed om

Du velger varsler separat for hvert arbeidsområde. Alle valg er slått av som standard, så du bestemmer selv hva du vil motta.

Du kan slå på disse varslene:

• Vakten din er oppdatert. Du får e-post når noen andre setter deg opp på en vakt, fjerner deg fra den, endrer vaktdetaljene eller legger til eller endrer en merknad. E-posten forteller at merknaden er endret, men viser ikke innholdet.
• Vakten starter om 24 timer. Du får en påminnelse når det er under ett døgn igjen til vakten begynner, med dato, klokkeslett og arbeidssted.
• En kollega er satt opp på samme vakt. Du får beskjed når en ny medarbeider settes opp på samme vakttype samme dag, så lenge du selv fortsatt er satt opp på den.
• Ubemannede vakter neste uke. Ledere og administratorer kan få en oversikt hver søndag over ledig kapasitet fra kommende mandag til søndag. Er alle vaktene dekket, sendes det ingen e-post.

Når flere aktuelle varsler er klare samtidig, samles de i én e-post for arbeidsområdet.

Hvorfor kommer endringsvarslene etter én til to timer?

Varsler om endringer i vaktplanen sendes med en bevisst forsinkelse.

Først må vakten ha vært uendret i minst 60 minutter. Deretter behandles varslene én gang i timen. E-posten kommer derfor normalt mellom én og to timer etter den siste endringen.

Hver ny redigering starter ventetiden på 60 minutter på nytt. Slik får systemet sammenlignet den opprinnelige vakten med resultatet, og kan varsle om det som faktisk gjelder når planleggingen har roet seg.

Det betyr for eksempel:

• Blir du satt opp på en vakt og fjernet igjen i løpet av ventetiden, sendes det ikke noe varsel.
• Blir flere detaljer endret, får du én oppdatering med de endelige opplysningene.
• Blir en merknad lagt til og deretter fjernet før ventetiden er over, får du ikke varsel om merknaden.

Påminnelsen ett døgn før vaktstart og søndagens bemanningsoversikt følger egne tidspunkter. Ventetiden gjelder endringer i selve vaktplanen.

Du får ikke e-post om dine egne endringer

Når du selv gjør en endring direkte i Shift Scheduler, får du ikke et varsel om akkurat den handlingen. Du vet allerede hva du har gjort.

Endringer fra andre personer, KI-planleggeren eller andre automatiske prosesser kan fortsatt utløse varsler når du har slått på den aktuelle kategorien. Da får du beskjed om oppdateringer du kanskje ikke har sett selv.

Slik slår du på varsler

Åpne Innstillinger → Varsler, og slå på kategoriene du ønsker for det gjeldende arbeidsområdet. Den ukentlige bemanningsoversikten vises bare for ledere og administratorer.

Du kan når som helst gå tilbake og endre valgene dine.