Shift Scheduler-bloggen
Roller og tilganger i Shift Scheduler: Medlem, leder og administrator
Shift Scheduler har tre roller i hvert arbeidsområde: Medlem, Leder og Administrator. Rollen avgjør hva en person kan se, og hvilke deler av vaktplanen og oppsettet vedkommende kan endre.
Her finner du en samlet oversikt. Husk at lesetilgang og redigeringstilgang er to forskjellige ting. Et medlem kan se teamets vaktplan uten å kunne endre den, og enkelte innstillingssider er synlige selv om kontrollene er låst.
Hva avgjør tilgangen?
- Rollen gjelder arbeidsområdet. Samme konto kan være administrator i ett arbeidsområde og medlem i et annet.
- Egne handlinger krever en tilknyttet medarbeider. Brukerkontoen må være koblet til riktig medarbeideroppføring for at systemet skal vite hvilke vakter, ønsker, fravær og fraværskvoter som er dine.
- Administratorer styrer ledernes tilgang til Oversikt. Ledere ser Oversikt og timesammendraget under Medarbeidere bare når innstillingen er aktivert. Medlemmer har aldri tilgang til Oversikt.
- Abonnementets grenser gjelder fortsatt. Selv om rollen tillater en handling, kan antall lisenser, prøveperioden eller planleggingskvoten hindre at den utføres.
To tilgangsnivåer for ledere
Leder er én rolle, men administratoren kan velge mellom to nivåer:
- Full administrasjon gir den ordinære ledertilgangen som er beskrevet i tabellene nedenfor. Det omfatter planlegging, medarbeideradministrasjon, fraværskvoter og KI-assistenten.
- Kun vaktadministrasjon beholder vaktstyringen og de øvrige vanlige lederverktøyene: Arbeidssteder, maler, vaktønsker, godkjenning av fravær, innstillinger, timer i Oversikt, varsler, eksport og Historikk. Lederen kan ikke opprette, endre, omorganisere, invitere eller trekke tilbake tilgang for medarbeidere, eller åpne medarbeiderdetaljer. Ingen fraværskvoter er tilgjengelige, heller ikke lederens egen. KI og personlig MCP-tilgang er også utilgjengelig. Navn og merknader er synlige i vaktplaner og Historikk, men kan ikke endres. Historikkoppføringer om medarbeidere kan ikke tilbakestilles. Dette nivået vises med et lyseblått ledermerke.
- Bare administratorer kan tildele eller endre ledertilgang. Ledere uten et lagret tilgangsnivå behandles som om de har Full administrasjon.
I tabellene betyr «Leder» Full administrasjon, med mindre noe annet er uttrykkelig oppgitt.
Oversikt over roller og rettigheter
Navigasjon og innsyn
| Funksjon | Medlem | Leder med full administrasjon | Administrator |
|---|---|---|---|
| Vaktplanene under Medarbeidere og Arbeidssteder | Kan se arbeidsområdets vaktplan og grunnleggende teaminformasjon, men ikke åpne eller redigere fullstendige oppføringer. | Kan se og administrere hele vaktplanen og fullstendige oppføringer. | Kan se og administrere alt. |
| Oversikt og timesammendrag | Ingen tilgang til Oversikt. Kan fortsatt se egen fraværskvote. | Tilgjengelig når en administrator har aktivert Oversikt for ledere. | Alltid tilgjengelig. |
| Andre arbeidsområder | Kan bytte til arbeidsområder der medlemskapet er aktivt. | Kan bytte til arbeidsområder der medlemskapet er aktivt. | Kan bytte mellom egne medlemskap og opprette flere arbeidsområder i organisasjonen. |
Vaktplanlegging og drift
| Funksjon | Medlem | Leder med full administrasjon | Administrator |
|---|---|---|---|
| Vakter, ledige vaktplasser og ukeplaner | Har som standard bare lesetilgang. Med «Kan bare ta ledige vakter» kan medlemmet ta en eksisterende plass under Arbeidssteder, men ikke endre eller fjerne vakten etterpå. Med «Kan administrere egne vakter fullt ut» kan medlemmet også opprette, flytte, endre, kopiere, tildele flere og slette vakter på sin egen rad under Medarbeidere. Ingen av nivåene gir rett til å opprette eller administrere ledige vaktplasser. | Kan opprette, tildele, flytte, endre og slette planelementer i hele arbeidsområdet. | Full tilgang til planlegging. |
| Medarbeidere, arbeidssteder og vaktmaler | Kan se opplysninger som brukes i vaktplanen. | Kan opprette, redigere, omorganisere og slette oppføringer og maler. | Full administrasjon. |
| KI-regler og planleggingsassistent | Ingen tilgang. | Kan konfigurere regler og bruke KI-assistenten. | Kan konfigurere regler og bruke KI-assistenten. |
| Historikk og tilbakestilling | Ingen tilgang. | Kan lese historikken og tilbakestille støttede endringer. | Kan lese historikken og tilbakestille støttede endringer. |
Vaktønsker og fravær
| Funksjon | Medlem | Leder med full administrasjon | Administrator |
|---|---|---|---|
| Egne vaktønsker | Kan registrere egne ønskede og uønskede vakter innenfor registreringsperioden og grensene. | Kan redigere egne og andres ønsker i arbeidsområdet. | Kan redigere alles ønsker. |
| Utilgjengelige dager | Kan ikke registrere, endre eller fjerne utilgjengelighet. Kan bare registrere egne ønskede og uønskede vakter når innstillingene tillater det. | Kan administrere utilgjengelige dager for medarbeidere i arbeidsområdet. | Kan administrere utilgjengelige dager for alle. |
| Eget fravær | Kan søke om, endre og slette eget fravær. Behovet for godkjenning avhenger av fraværstypen. | Kan søke om, endre og slette eget fravær, men ikke godkjenne det selv. | Kan opprette, endre, slette og godkjenne fravær, også sitt eget. |
| Andres fravær | Ingen tilgang. | Kan opprette, endre, slette, godkjenne og avslå fravær for medlemmer, men ikke for andre ledere eller administratorer. | Kan administrere og behandle alle søknader. |
| Fraværskvoter | Kan se egen saldo, men ikke justere den. | Kan se egen og medlemmenes saldo og justere kvoter for medlemmer som ikke er dem selv. | Kan se og justere kvoter for alle. |
| Fraværstyper og godkjenningsregler | Ingen administrasjonstilgang. | Kan administrere fraværstyper, godkjenningskrav og kvoteregler. | Full administrasjon. |
| Regler for registrering av vaktønsker | Kan lese gjeldende regler. | Kan lese gjeldende regler. | Kan konfigurere registreringsperiode, grenser og registrering av utilgjengelighet. |
Tilgang, innstillinger og integrasjoner
| Funksjon | Medlem | Leder med full administrasjon | Administrator |
|---|---|---|---|
| Invitere og administrere tilgang | Ingen tilgang. | Kan invitere medlemmer og administrere medlemstilgang. Kan ikke tildele eller administrere leder- eller administratortilgang. | Kan invitere og administrere alle roller i arbeidsområdet. |
| Endre eller fjerne egen tilgang | Kan ikke endre eller trekke tilbake egen tilgang gjennom teamadministrasjonen. | Kan ikke endre eller trekke tilbake egen tilgang gjennom teamadministrasjonen. | Kan bare endre eller fjerne egen tilgang dersom en annen aktiv administrator blir igjen. |
| Navn på arbeidsområde og organisasjon | Bare lesetilgang. | Bare lesetilgang. | Kan endre begge navnene. |
| Oversikt for ledere | Ingen tilgang. | Kan ikke endre innstillingen. | Kan slå ledernes tilgang til Oversikt av eller på. |
| Fakturering og abonnement | Kan ikke administrere abonnementet. | Kan ikke administrere abonnementet. | Kan administrere lisenser, fakturering og abonnement. |
| API-nøkler, MCP-nøkler og webhooks | Kan ikke administrere tilgangsnøkler. | Kan ikke administrere tilgangsnøkler. | Kan opprette, erstatte og fjerne integrasjonstilgang når abonnementet tillater det. |
| Slette egen konto | Ja, med forbehold om reglene som beskytter medlemskap og arbeidsområder. | Ja, med de samme forbeholdene. | Ja, men må først overføre administratortilgangen hvis andre aktive medlemmer ellers blir stående uten administrator. |
Når tilgangen avhenger av andre innstillinger
Å kunne se noe betyr ikke at du kan endre det
Medlemmer kan følge den publiserte planen under Medarbeidere og Arbeidssteder, men har som standard ikke redigeringstilgang. Tilgang til å ta ledige vaktplasser gjelder bare eksisterende plasser under Arbeidssteder. Full administrering av egne vakter gir i tillegg kontroll over egen rad under Medarbeidere. Tilsvarende kan en innstillingsside være synlig uten at du har lov til å endre innholdet.
Ledere har bredt driftsansvar, med klare grenser
En leder med Full administrasjon kan håndtere vakter, medarbeidere, arbeidssteder, maler, ønsker, KI-regler og historikk. Tilgangsstyring og fraværsbehandling er mer avgrenset: Lederen kan administrere medlemmer, men ikke gi leder- eller administratortilgang, godkjenne eget fravær eller administrere andre lederes og administratorers fravær og kvoter.
En leder med Kun vaktadministrasjon beholder verktøyene for daglig planlegging, men har ikke tilgang til medarbeideroppføringer, fraværskvoter eller KI.
Oversikt styres separat
En administrator kan skjule Oversikt for ledere uten å ta fra dem planleggingsverktøyene. Samme innstilling styrer timesammendraget under Medarbeidere. Ledere med Full administrasjon kan fortsatt se sin egen fraværskvote når Oversikt er skjult. Ledere med Kun vaktadministrasjon ser aldri fraværskvoter.
Kontoen må være knyttet til riktig medarbeider
Shift Scheduler må vite hvilken medarbeideroppføring som tilhører den innloggede brukeren. Knytt kontoen til en medarbeider for å håndtere egne ønsker og fravær under Medarbeidere, på datamaskin og mobil.
Integrasjonsnøkler gir administratortilgang
Arbeidsområdets API- og MCP-nøkler begrenses ikke av rollen til den som bruker nøkkelen. De gir administratortilgang til operasjonene integrasjonen støtter. Derfor kan bare administratorer opprette, bytte ut og fjerne disse nøklene.
Personlige KI- og MCP-økter fungerer annerledes. De krever et aktivt medlemskap som administrator eller leder med Full administrasjon, og tilgangen kontrolleres på nytt når verktøyene kjøres.
Abonnementet setter også rammer
Rollen avgjør hvem som kan utføre en handling. Abonnementet og prøveperioden avgjør om arbeidsområdet har kapasitet til å utføre den akkurat nå. Manglende lisenser eller oppbrukte planleggingskvoter kan derfor stoppe en ellers tillatt handling uten at rollen endres.
Arbeidsområdet må beholde en administrator
Den siste aktive administratoren kan ikke fjernes eller nedgraderes. Alle kan slette sin egen konto, men en administrator må først overføre tilgangen dersom andre aktive medlemmer ellers blir stående uten administrator. Hvis kontoen tilhører det siste aktive medlemmet, slettes også arbeidsområdet og dataene når kontoen slettes.