Bozza del piano turni: pianificazione, revisione e approvazione

Un piano turni raramente è pronto al primo tentativo. Prima di comunicarlo al personale occorre spostare alcune assegnazioni, controllare la copertura, confrontare le ore, chiedere una seconda verifica e, in alcuni casi, generare una proposta con l'intelligenza artificiale.

Se ogni modifica diventa subito visibile, i dipendenti possono scambiare un orario provvisorio per quello definitivo. Anche le notifiche relative a cambiamenti non ancora approvati rischiano di creare confusione.

La bozza del piano turni introduce un passaggio chiaro di revisione e approvazione. Amministratori e manager lavorano insieme su una versione interna, mentre gli altri membri continuano a vedere l'ultimo piano pubblicato. Quando la pianificazione è completa, una persona autorizzata pubblica tutte le modifiche in un'unica operazione.

Che cos'è una bozza del piano turni?

È una versione di lavoro della turnazione che non è ancora stata pubblicata.

In Shift Scheduler esiste una sola bozza condivisa per ogni spazio di lavoro. Tutti i manager e gli amministratori intervengono quindi sulla stessa versione, senza creare copie personali. I turni aggiunti o modificati nella bozza sono contrassegnati da un punto arancione e una barra fissa indica il numero di modifiche ancora da pubblicare.

Fino all'approvazione, i membri del team continuano a vedere l'ultimo piano turni pubblicato.

Perché serve l'approvazione del piano turni

La pianificazione del personale coinvolge spesso responsabilità diverse. Un responsabile di reparto prepara la copertura, il responsabile del personale controlla le ore e un amministratore può occuparsi dell'approvazione finale.

Senza una bozza, molte organizzazioni ricorrono a soluzioni macchinose:

• preparare prima la turnazione in un foglio di calcolo e copiarla poi nel software;
• chiedere ai dipendenti di ignorare temporaneamente ciò che vedono nell'app;
• apportare modifiche quando poche persone sono collegate;
• spiegare manualmente quale versione dell'orario è quella valida.

Una bozza riservata elimina questi passaggi. La revisione avviene direttamente nello strumento definitivo, con le stesse persone, sedi, ore totali, esportazioni, disponibilità dei turni aperti e regole di pianificazione basate sull'IA.

Come funziona il flusso di approvazione

Un amministratore attiva la funzione in Impostazioni → Generali.

Da quel momento:

1. Amministratori e manager creano, spostano, modificano o eliminano turni assegnati.
2. Le operazioni vengono salvate nella bozza condivisa.
3. Chi pianifica vede l'orario pubblicato con le modifiche provvisorie sovrapposte.
4. I membri continuano a vedere soltanto il piano pubblicato.
5. I responsabili verificano copertura, organico, ore ed eventuali conflitti.
6. Una persona autorizzata seleziona Pubblica.
7. Tutte le modifiche in sospeso diventano insieme il nuovo piano turni ufficiale.

Ogni amministratore o manager può anche eliminare l'intera bozza dopo aver confermato l'azione.

Chi può pubblicare il piano turni?

Gli amministratori decidono chi dispone del permesso di pubblicazione.

Gli amministratori possono sempre pubblicare. Il permesso per i manager è disattivato per impostazione predefinita, così le organizzazioni possono separare la pianificazione operativa dall'approvazione formale.

La funzione si integra con i ruoli e le autorizzazioni di Shift Scheduler: un responsabile del personale può preparare i turni senza ricevere automaticamente l'autorità per renderli definitivi.

Cosa vedono i dipendenti durante la pianificazione

I membri vedono l'ultimo piano turni pubblicato, non la copia di lavoro.

Possono continuare a inviare preferenze di disponibilità e richieste di ferie. Questi flussi restano immediati perché forniscono informazioni utili alla pianificazione, ma non sono assegnazioni di turno provvisorie.

Quando la modalità bozza è attiva, i membri non possono prenotare turni aperti né gestire i propri turni assegnati. In questo modo nessuno occupa per errore una disponibilità che un manager ha già riservato nella bozza privata.

Cronologia, e-mail e webhook

Le modifiche alla bozza non generano voci nella cronologia, e-mail o webhook relativi ai turni.

Solo la pubblicazione crea l'evento ufficiale schedule.published. Shift Scheduler registra in un'unica voce le modifiche nette — creazioni, aggiornamenti ed eliminazioni — insieme alle informazioni sui collaboratori. Le e-mail e i webhook vengono messi in coda soltanto dopo il completamento della transazione.

Il personale riceve quindi informazioni sul risultato approvato, non su ogni ipotesi di lavoro. La guida alle notifiche e-mail di Shift Scheduler spiega come vengono raggruppati e configurati gli avvisi.

Bozza e pianificazione dei turni con l'IA

Anche l'intelligenza artificiale utilizza la stessa bozza condivisa.

Quando un amministratore o un manager chiede all'agente IA di creare una turnazione, le nuove assegnazioni vengono inizialmente salvate come non pubblicate. L'IA considera inoltre le modifiche già presenti nella bozza quando calcola copertura, capacità dei turni aperti, riposi, equità e qualità complessiva del piano.

Il controllo resta nelle mani del team:

• l'IA propone o crea una prima assegnazione;
• il responsabile del personale verifica il risultato;
• i manager correggono i singoli turni;
• una persona autorizzata approva e pubblica l'intero piano.

Le modifiche manuali, l'API REST, MCP, ChatKit e l'IA condividono la stessa versione di lavoro.

Un'unica bozza condivisa

Shift Scheduler utilizza volutamente una sola bozza per tutto lo spazio di lavoro, anziché una bozza personale per ogni manager.

Quando un responsabile sposta un turno, gli altri vedono la modifica dopo aver ricaricato la pagina o cambiato schermata. Non servono fusioni e non ci sono dubbi su quale versione debba essere approvata.

Pubblicazione ed eliminazione riguardano sempre l'intera bozza, non un intervallo di date. La barra delle modifiche in sospeso rappresenta la coda di revisione per la prossima pubblicazione.

Quali modifiche finiscono nella bozza?

La bozza riguarda i normali turni assegnati a una persona.

Le modifiche di configurazione restano immediate, perché la bozza è una copia di lavoro del piano turni, non dell'intero spazio di lavoro.

Quando conviene usare la bozza del piano turni

Questa funzione è particolarmente utile quando:

• il piano mensile deve essere approvato prima della comunicazione;
• più manager collaborano alla pianificazione del personale;
• un amministratore deve verificare il lavoro di un responsabile;
• una proposta generata dall'IA richiede una revisione umana;
• modifiche frequenti produrrebbero troppe notifiche;
• sanità, ristorazione, commercio, sicurezza o produzione hanno bisogno di un momento di pubblicazione ben definito.

Per un piccolo team in cui ogni cambiamento deve essere visibile immediatamente, la funzione resta facoltativa. Gli spazi di lavoro esistenti mantengono la pubblicazione diretta finché un amministratore non attiva la bozza.

In sintesi

• La bozza è una versione riservata del piano turni.
• Ogni spazio di lavoro ha un'unica bozza condivisa.
• I membri vedono solo i turni pubblicati.
• Gli amministratori decidono se i manager possono pubblicare.
• Le modifiche provvisorie non generano cronologia, e-mail o webhook.
• La pubblicazione applica tutte le modifiche nette in modo atomico.
• L'IA e le integrazioni utilizzano la stessa bozza.
• Un punto arancione identifica i turni creati o modificati ma non ancora pubblicati.
• Ferie e preferenze restano immediate.
• La modalità bozza può essere disattivata solo dopo aver pubblicato o eliminato le modifiche in sospeso.

Domande frequenti

Che cosa significa approvare un piano turni?

È il passaggio tra la preparazione interna degli orari e la loro comunicazione ufficiale ai dipendenti. I responsabili verificano la versione di lavoro e una persona autorizzata pubblica quella approvata.

I dipendenti possono vedere la bozza?

No. Continuano a vedere l'ultimo piano pubblicato finché la bozza condivisa non viene resa ufficiale.

Più manager possono modificare la stessa bozza?

Sì. Tutti i manager e gli amministratori dello spazio di lavoro collaborano su un'unica versione.

Un manager può pubblicare il piano turni?

Solo se un amministratore abilita questa autorizzazione. In caso contrario, il manager prepara il piano e attende l'approvazione di un amministratore.

L'IA pubblica automaticamente i turni?

No. Quando la modalità bozza è attiva, anche le assegnazioni create dall'IA restano in attesa di revisione e pubblicazione.

Viene inviata un'e-mail per ogni modifica provvisoria?

No. Le notifiche vengono messe in coda soltanto dopo la pubblicazione dell'intera bozza.

È possibile pubblicare soltanto una parte della bozza?

No. La bozza appartiene a tutto lo spazio di lavoro e viene pubblicata o eliminata come un'unica unità.