Shift Scheduler Blog
Brouillon de planning : préparer et valider les horaires avant publication
Un planning d’équipe est rarement définitif dès la première version. Il faut déplacer des créneaux, vérifier les effectifs, comparer les heures et, souvent, faire relire l’ensemble par un autre responsable.
Lorsque chaque modification devient immédiatement visible, les salariés peuvent prendre un planning inachevé pour une consigne définitive. Les notifications envoyées à chaque essai ajoutent encore de la confusion.
Le brouillon de planning ajoute une véritable étape de validation. Les administrateurs et les managers travaillent ensemble sur une version interne, tandis que les membres de l’équipe continuent de voir le dernier planning publié.
Qu’est-ce qu’un brouillon de planning ?
Un brouillon de planning est une version de travail des horaires qui n’a pas encore été publiée.
Shift Scheduler conserve un seul brouillon partagé par espace de travail. Tous les managers et administrateurs interviennent donc sur la même version. Un créneau créé ou modifié dans le brouillon porte un point orange, et une barre au-dessus du pied de page indique le nombre de modifications en attente.
Ces changements ne deviennent visibles pour les salariés qu’au moment de la publication.
Pourquoi prévoir une validation du planning ?
La planification du personnel implique souvent plusieurs niveaux de responsabilité. Un chef d’équipe prépare les affectations, un responsable des effectifs contrôle les volumes horaires et un administrateur peut assurer la validation finale.
Sans brouillon, les organisations finissent souvent par :
- préparer le planning dans un tableur avant de le recopier dans le logiciel,
- demander aux salariés d’ignorer temporairement l’application,
- effectuer les changements à des heures où peu de personnes sont connectées,
- expliquer manuellement quelle version fait foi.
Le brouillon supprime ces détours. La vérification a lieu directement dans l’outil final, avec les mêmes personnes, sites, totaux d’heures, exports et calculs de planification par IA.
Comment fonctionne le circuit de validation ?
Un administrateur active la fonction dans Paramètres → Général.
Le processus devient alors très simple :
- Un manager ou un administrateur crée, déplace, modifie ou supprime des créneaux affectés.
- Ces opérations sont enregistrées dans le brouillon commun.
- Les responsables voient le planning publié enrichi des modifications de travail.
- Les membres voient toujours uniquement le planning publié.
- Les responsables contrôlent la couverture, les heures et les conflits.
- Une personne autorisée choisit Publier.
- Toutes les modifications en attente deviennent ensemble le nouveau planning officiel.
Chaque manager ou administrateur peut également abandonner l’intégralité du brouillon après confirmation.
Qui peut publier le planning ?
Les administrateurs définissent la règle de publication.
| Politique de validation | Conséquence |
|---|---|
| Publication réservée aux administrateurs | Les managers préparent le brouillon, puis un administrateur le valide et le publie. |
| Publication autorisée aux managers | Managers et administrateurs peuvent publier le brouillon après contrôle. |
Par défaut, les managers ne peuvent pas publier. Une organisation peut ainsi séparer la préparation opérationnelle de l’approbation formelle. Cette règle complète les rôles et autorisations dans Shift Scheduler.
Que voient les salariés pendant la préparation ?
Les membres de l’équipe voient le dernier planning publié. Les nouvelles affectations, les déplacements et les suppressions en cours de préparation restent invisibles.
Ils peuvent toujours envoyer leurs préférences de disponibilité et leurs demandes de congé. Ces informations alimentent la planification et restent donc immédiates.
Lorsque le brouillon est activé, les membres ne peuvent pas réserver de créneau ouvert ni modifier leurs propres affectations. Cette règle évite qu’un salarié utilise une capacité déjà réservée dans le brouillon privé d’un manager.
Historique, e-mails et webhooks
Une modification de brouillon ne crée ni entrée d’historique, ni e-mail, ni webhook de créneau.
Seule la publication crée l’événement officiel schedule.published. Celui-ci regroupe les créations, modifications et suppressions réellement appliquées ainsi que les informations sur les contributeurs. Les notifications et les webhooks ne sont déclenchés qu’après la validation complète de la transaction.
Les salariés sont ainsi informés du résultat approuvé, pas de chaque hypothèse de travail. Consultez aussi le guide sur les notifications par e-mail dans Shift Scheduler.
Brouillon et planification du personnel par IA
L’IA utilise le même brouillon partagé.
Lorsqu’un responsable lui demande de construire un planning, les nouvelles affectations restent d’abord non publiées. L’IA tient également compte des modifications déjà présentes dans le brouillon pour calculer la couverture, les places encore disponibles, le repos, l’équité et la qualité globale du planning.
Le circuit reste donc maîtrisé :
- l’IA produit une première proposition,
- le responsable des effectifs vérifie le résultat,
- les managers ajustent les créneaux nécessaires,
- une personne autorisée valide et publie le planning complet.
Les changements manuels, l’API REST, MCP, ChatKit et l’IA partagent la même version de travail.
Quelles opérations passent par le brouillon ?
Le brouillon concerne les créneaux de travail ordinaires déjà affectés à une personne.
| Conservé jusqu’à la publication | Effet immédiat |
|---|---|
| Création d’un créneau affecté | Demande de congé ou d’absence |
| Déplacement ou modification d’un créneau | Préférences de disponibilité et de créneau |
| Suppression d’un créneau affecté | Configuration des créneaux ouverts |
| Affectations créées par l’IA | Modèles de créneau |
| Changements via le Web, l’API, MCP et ChatKit | Gestion des personnes et des sites |
Les données de configuration restent immédiates afin que le brouillon demeure une version de travail du planning, et non une copie de tout l’espace de travail.
Dans quels cas utiliser cette fonction ?
Le brouillon est particulièrement utile lorsqu’un planning mensuel doit être approuvé, que plusieurs responsables planifient ensemble, qu’un administrateur contrôle le travail des managers ou qu’une proposition générée par IA nécessite une relecture humaine.
Il convient aussi aux secteurs où la publication doit être clairement maîtrisée : santé, hôtellerie-restauration, commerce, sécurité, production ou services fonctionnant en équipes.
Pour une petite structure qui souhaite rendre chaque changement visible immédiatement, la fonction reste facultative. Les espaces existants conservent leur fonctionnement actuel tant qu’un administrateur ne l’active pas.
À retenir
- Le brouillon est une version privée du planning du personnel.
- Un espace de travail possède un seul brouillon partagé.
- Les membres voient uniquement les créneaux publiés.
- Les administrateurs décident si les managers peuvent publier.
- Le brouillon ne déclenche ni historique, ni e-mail, ni webhook.
- La publication applique toutes les modifications nettes dans une seule transaction.
- L’IA et les intégrations utilisent le même brouillon.
- Un point orange signale un créneau non publié.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que la validation d’un planning ?
C’est l’étape entre la préparation interne des horaires et leur diffusion officielle aux salariés. Une personne autorisée confirme la version contrôlée avant sa publication.
Les salariés peuvent-ils voir le brouillon ?
Non. Ils continuent de voir le dernier planning publié jusqu’à la validation de la nouvelle version.
Plusieurs managers peuvent-ils travailler sur le même brouillon ?
Oui. Tous les managers et administrateurs partagent une seule version de travail.
Un manager peut-il publier le planning ?
Uniquement si un administrateur l’y autorise. Dans le cas contraire, le manager prépare le planning et un administrateur le publie.
L’IA publie-t-elle automatiquement les horaires ?
Non. Lorsque le brouillon est activé, les affectations produites par l’IA restent elles aussi en attente de validation.
Peut-on publier seulement une partie du brouillon ?
Non. Le brouillon partagé est publié ou abandonné dans son ensemble.